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20/05/25 その他 コンサルタントコラム②「コロナ後のWeb会議の効果的な活用について」
コンサルタントコラム②「コロナ後のWeb会議の効果的な活用について」


マネジメントコンサルタント
中村正志


前回のコラムでは、「コロナ後の働き方改革にともなうワークライフについて」ということを取り上げましたが、今回はその実践として"Web会議の効果的な活用について"ということをお話しします。新型コロナウイルスによる外出自粛要請を受けて、全国の事業者、自治体において社員間によるコミュニケーションや顧客とのやり取りにおいてもWeb会議を利用することが増えてきています。


弊社も昨年の夏ごろから順次導入しており主に大手事業者様とのやり取りについて、Web会議の利用が多くなっておりましたが、社内会議を含めて本格的にWeb会議を利用し始めたのは新型コロナウイルス感染症の拡大が顕著になった4月上旬からとなります。弊社と同様、外出自粛要請を受けてWeb会議の導入を決められた事業者・自治体は多いのではないでしょうか。とはいえ、現時点においてもまだ本格的な導入をされていなかったり、担当者が不慣れというケースが散見されます。そこで今回はWeb会議を利用する上で気を付けたいポイントを3つお伝えしたいと思います。まだWeb会議を行っていない方はもちろんのこと、すでに導入されている方もよりよい使い方の参考としていただければ幸いです。


ポイント1:初めてやり取りをする顧客とは必ずテストを行う
Web会議によるデメリットで一番大きいのは、通信環境の悪さやデバイスの不良による会議の中断や混線です。会議が始まってもなかなか接続できない、電波が途切れてしまう、画面がうまく映らないなど。皆さまもWeb会議を行うと一度は経験されることかと思います。通信環境についてはそもそも整備しておかないといけないのですが、よくあるのが、企業間にて使っているシステムが違い、そのシステムをうまく使いこなせないというもの。対象法としては、一度テストでつないでみたり、重要な会議においてはテストの時間を前もって設定しておくなどの工夫が必要かと思います。


ポイント2:会議の進行役については、ファシリテーションスキルを磨く
社内の定例会議や進捗報告などあらかじめ発言の順番や議題が決まっている場合はそれほど問題にはならないですが、新たな企画や問題を議論する場合、参加者の顔が見えない分「誰が何を話していいか」が時々分からなくなる場合があります。これまでの対面での会議の場合、ある程度その場の雰囲気で会議の進行や発言者の決定が出来ていたものがWeb会議では、参加者がそれを感じることが出来ません。したがってWeb会議の場合はその場を仕切る進行役をきちんと定め、発言する方を適切にとりまとめると同時に、発言していない方にも気を配り発言を促すなどより高いファシリテーションスキルが求められます。


ポイント3:会議をより効果的にするために、メリハリのある使い方を実践する
Web会議は非常に便利なツールではありますが一方で限界も見えてきています。会議において重要事項の決定や議題の細かな詰めをする場合は対面での会議の方が効果的だったりします。それゆえコロナ後においては、対面の会議との効果的な併用を考えていくということが有効です。リモートワークの推進において、社員がどこにいても開催できるあらたな形態として注目されていますが、あくまでそれは手段であり、これまで行ってきた会議形態を含めどのように効果的にそれを利用していくかということが事業者として求められています。


以上今回はWeb会議の効果的な活用についてお話ししました。
なお自治体のプロポーザルにおけるプレゼンテーションについても、現在Web会議システムで行われるケースが増えてきています。自治体とお付き合いのある事業者様や今後自治体案件を取りに行こうとされている事業者様については、ぜひWeb会議を積極的に導入し、いざというときにお役に立てていただきたいと思います。

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